Parfois, lorsque nous prenons les dossiers de nouveaux clients, nous nous confrontons à des histoires d’horreur. Bon, ce ne sont pas de réelles histoires d’horreur, mais en tant que comptables, nous les considérons ainsi. Voici les trois histoires effrayantes que nous voulons éviter à tout prix à nos clients.

Histoire effrayante #1: comptes recevables élevés

 Il y a deux jours, je me suis entretenu avec un client. Pour un chiffre d’affaires annuel de 95.000$, mon client a des comptes à recevoir de 24 000$ (25%) dont 14 000$ (14,6%) sont dus depuis plus de 3 mois. En d’autres termes, mon client peut presque oublier ce 14000$ et peut-être même plus.

Bien qu’il soit courant pour une entreprise d’avoir des mauvaises créances, rien ne peut justifier de telles sommes perdues à part de la négligence à faire un suivi. En effet, plusieurs entrepreneurs, surtout ceux en démarrage, sont plus permissifs dans l’espoir de décrocher des contrats. Voici quelques pratiques à mettre en place pour réduire ou éliminer les mauvaises créances sans utiliser des pressions légales (et coûteuses) :

-Assurez-vous de faire un suivi quasi religieux de vos comptes à recevoir et de communiquer très rapidement avec ces clients.

-Vous pouvez demander un acompte si votre devis dépasse un certain montant. Si par exemple, votre devis dépasse 1000$, vous pouvez demander 50% de dépôt. Cette étape à elle seule éliminera les clients ayant l’intention de ne pas payer.

-Si votre domaine le permet, avertissez le client que le travail sera remis si, et seulement si, la balance complète sera payée. Si vous êtes dans le domaine de l’audio-visuel par exemple, vous remettez le montage une fois que la balance est payée. Il n’est pas question de prendre le client en otage, mais bien d’être payé pour le travail dûment accompli.

Histoire effrayante #2: mauvaise gestion du budget

Si nous sommes en Décembre et que votre entreprise a pour principale activité la tonte de gazon, vous avez probablement du temps libre. Consacrez quelques heures de votre saison morte à la révision de vos finances. Ne soyez pas cette personne qui se retrouve avec des comptes vides en fin d’année qui ne couvrent même pas ce qui est dû au gouvernement. Voici quelques conseils :

-Consultez votre comptable pendant la saison morte. Demandez-lui de vous fournir une estimation d’impôts et de taxes à payer. Ainsi, vous pourrez prendre les mesures nécessaires pour garder l’argent nécessaire.

-Chaque année, fixez-vous un objectif d’un pourcentage à épargner en vue de la fin de l’année fiscale. Si vous chargez la tps et la tvq, épargnez 15% du montant de vos factures. Faites-en de même avec vos impôts. Estimez vos impôts à payer et épargnez sur chaque facture.

-Révisez vos états financiers et ressortez ce qui peut vous coûter moins cher. Si, par exemple, vous êtes dans le domaine de la construction, que la majorité de vos clients sont des références mais que vous payez une fortune en publicité, il y a probablement une réflexion à faire quant au marketing. Votre comptable peut vous guider quant à la compréhension de vos états financiers.

Histoire effrayante #3: factures manquantes

 Nous le savons tous, pour pouvoir procéder à la comptabilité de son entreprise, il faut garder tous les documents. Malheureusement, les entrepreneurs sont parfois pris dans le quotidien de l’entreprise qu’ils perdent le réflexe de s’occuper de leurs documents. Comme dernièrement, une cliente à un collègue d’un autre cabinet comptable a omis de garder ses factures et reçus des deux dernières années. Il a été estimé que les factures non gardées représentaient 46 000$. Il sera donc impossible de récupérer 8 740$ en impôts et 6 888,50$ en TPS et TVQ. Voici quelques astuces afin de ne pas se retrouver dans cette situation :

-Si vous vous déplacez souvent en auto, organisez une pochette dans laquelle vous pourrez mettre vos reçus, qui vous sera visible et à portée de la main. Mon astuce personnelle est un sac ziploc dans le porte verres.

-Si vous êtes du type techno, vous pouvez prendre une photo avec votre téléphone intelligent de toutes vos factures et les télécharger directement dans un dossier en ligne du type Dropbox ou Google Drive.

-Prenez 15 minutes par semaine pour organiser vos factures et reçus. Qu’ils soient en ligne ou physiques, classez les.

Pour conclure

En tant qu’entrepreneur, vous travaillez fort pour votre argent. Vous pouvez cependant perdre une partie importante de votre argent si vous n’y faites pas attention. Prenez ces conseils afin de ne pas avoir d’histoires d’horreur à raconter.

N’hésitez pas à contacter un comptable de notre équipe si vous avez besoin de conseils.