À l’âge de la spécialisation, il est de plus en plus courant pour un travailleur autonome de retenir les services d’un sous-traitant. Pensons par exemple à un professionnel en marketing en ligne qui retient les services d’un spécialiste SEO ou bien à un programmeur qui retient les services d’un spécialiste de réseaux. Plusieurs implications fiscales sont à ne pas négliger.

Employé vs Autonome

Cette question est la première qui doit être posée. Êtes-vous le client de votre sous-traitant ou bien son employeur? La réponse est souvent contextuelle. Il existe quelques points pour vous guider.

  • Votre sous-traitant bénéficie-t-il d’une grande flexibilité? Choisit-il la méthode qui lui convient pour compléter son travail? Ses horaires sont-ils à sa discrétion? L’endroit de travail est-il de son choix? Si vous répondez non à toutes ces questions, il sera probablement considéré comme employé.
  • Êtes-vous sa seule source de revenu? Fait-il un démarchage pour attirer de nouveaux clients? Assume-t-il un risque financier même en vous ayant comme client? Si votre sous-traitant complète 40h par semaine de façon permanente pour vous, il est probablement votre employé.

Répondre à cette question est important pour 2 raisons:

  • En tant que travailleur autonome, votre sous-traitant ne dispose d’aucune protection gouvernementale vis à vis du chômage et accident de travail, en plus de devoir débourser la part de l’employeur en charges sociales. Avantageux pour l’employeur, doublement désavantageux pour votre sous-traitant.
  • Si le fisc détermine que votre sous-traitant est employé et non travailleur autonome, vous êtes en défaut. Vous devrez:
  1. Rembourser la part de l’employeur sur les charges sociales (RRQ, RQAP, CNESST)
  2. Assumer un travail de paperasse très lourd 
  3. Payer des pénalités de plusieurs milliers de dollars.

  Conseil 1 : Revoyez régulièrement votre relation avec vos sous-traitants.

Payer vos sous-traitants

Factures

En absence de preuves, le fisc peut vous refuser la déduction pour les dépenses de sous-traitants. La déduction peut être également refusée si vous n’avez pas de facture en bonne et due forme. Avant de payer votre sous-traitant (et vos dépenses en général), assurez-vous d’avoir une facture qui contient :

  • Le nom et les coordonnées du sous-traitant.
  • Le service offert ainsi que le total de la facture.
  • Numéro de TPS/TVQ s’il est inscrit en taxes. Les montants que vous réclamez en TPS TVQ peuvent être refusés si les numéros ne sont pas inscrits sur la facture.

 Conseil 2 : Vérifiez l’intégralité de chaque facture que vous recevez.

T4A et Relevé 1

Tous vos sous-traitants à qui vous payez 500$ ou plus par année doivent recevoir un T4A fédéral et un Relevé 1 provincial avant le 1er mars de chaque année. 

Malheureusement, nous voyons souvent des entrepreneurs qui ne respectent pas cette règle et finissent par payer des pénalités importantes, surtout du côté provincial (1 000$ par Relevé 1 non-produit)

 Conseil 3 : Confiez-nous la tâche de produire les T4A et Relevé 1 de vos sous-traitants avant le 1er mars.

Sous-traitants étrangers

Si vous contractez les services d’un expert étranger qui fournit ses services au Canada, vous êtes responsable de prélever un impôt de 25% sur ce que vous lui remettez. Par contre, il est conseillé de vérifier la convention fiscale entre le Canada et le pays de votre sous-traitant. Les conventions peuvent réduire le montant à retenir jusqu’à 0.

 Conseil 4 : Retenez un impôt sur le montant facturé si votre sous-traitants est étranger au Canada.

Mot de la Fin

La fiscalité ne devrait pas être un frein à vos affaires avec des parties externes, cependant, il est important de connaître les règles en se lançant et nous pouvons vous aider à :

  • Produire votre déclaration d’impôts de travailleur autonome
  • Répondre à vos questions lors d’une consultation
  • Produire les T4A et Relevé 1 pour vos sous-traitants