Que vous opériez une entreprise individuelle, une SENC ou une entreprise incorporée, vous avez des comptes à rendre (et de l’argent) au registraire des entreprises à chaque année. Et ce, en plus de Revenu Canada et Revenu Québec.

Qu’est-ce que la mise à jour annuelle

Votre mise à jour annuelle comporte deux éléments. Le tout premier est votre cotisation annuelle que vous devez payer. 34$ pour l’entreprise individuelle et 87$ pour l’entreprise incorporée. Le deuxième élément est la mise à jour des renseignements sur votre entreprise (adresse, actionnaires, administrateurs…). En effet, même si aucun changement ne survient dans votre entreprise, vous devez tout de même le faire savoir, même si elle a été inactive.

Pour effectuer une mise à jour annuelle, vous avez trois options :

• Par vous-même : En vous connectant à votre dossier en ligne du registraire des entreprises, il est possible de confirmer les informations de votre entreprise ou les modifier. Pour ce faire, vous devez avoir en main votre code Clicsequr.

• Par l’intermédiaire d’un avocat/notaire : Un avocat ou un notaire saura mettre à jour toutes vos informations et vos documentations juridiques, incluant la mise à jour annuelle.

• Par l’intermédiaire d’un comptable : En préparant votre déclaration d’impôts, votre comptable peut effectuer la mise à jour annuelle en ayant simplement en main votre numéro de NEQ.

Changements à venir

En n’effectuant pas la mise à jour annuelle auprès du registraire des entreprises, vous vous exposez à une amende de 400$ à 6000$ selon votre type d’entreprise (individuelle ou incorporée) et le nombre d’omissions de production.

À partir du 1er avril 2017,  la mise à jour annuelle devra être faite au ministère du travail, de l’emploi et de la solidarité sociale. Ce transfert sera fait dans le but d’atteindre deux objectifs :

• Augmentation du montant des amendes: entre 500 et 10.000$.

• Augmentation du nombre d’amendes.

Bien que nous n’ayons pas en main de statistiques officielles, nous avons constaté une très forte augmentation du nombre de lettres reçues par les entrepreneurs leur demandant de produire la mise à jour annuelle de l’année courante et années antérieures.

Êtes-vous à jour?

Dans le cas où vous êtes incertains si votre situation est en règle ou non, il y a une manière très rapide de vérifier :

• Rendez-vous sur le site du registraire des entreprises

• Cliquez sur l’icône de gauche ‘’Rechercher’’

• Inscrivez le nom de votre entreprise et acceptez les conditions d’utilisation.

• Sélectionnez votre entreprise dans la liste affichée.

• Descendez jusqu’à la partie intitulée ‘’Dates des mises à jour’’

• Dans la ‘’Date de dernière déclaration de mise à jour annuelle’’, vous aurez la date de production et à côté, l’année pour laquelle la mise à jour a été produite.

Si aucune date n’y figure, cela signifie que vous ne l’avez jamais produite et que vous vous exposez à une amende salée.

En résumé

Si vous réalisez que vous n’avez pas produit votre mise à jour annuelle depuis quelques années, il est fortement recommandé de procéder à la régularisation de la situation de votre entreprise avant d’avoir quelques milliers de dollars en amendes.

Bien qu’en tant que comptables, nous pouvons vous aider avec la mise à jour annuelle dans la très grande majorité des situations, dans certaines situations plus complexes (Ex : nouvel actionnaire, réorganisation corporative…), il est possible que vous ayez besoin d’une expertise légale d’un avocat pour votre situation spécifique.

Contactez-nous pour savoir si on peut vous aider.